از آنجایی که جلسات مجازی سازنده‌تر و مشارکتی‌تر هستند ارزش سرمایه‌گذاری در یک راه‌اندازی کنفرانس ویدیویی عالی برای تیم خود را دارد. خوشبختانه بسیاری از گزینه های عالی و رایگان برای نرم افزار کنفرانس ویدئویی وجود دارد که می تواند با محصولات سمعی و بصری با قیمت مناسب مانند دوربین های ویدئو کنفرانس جفت شود. گزارش وضعیت کار ترکیبی 2023 نشان داد که 83 درصد از کارگران گفتند که فناوری خوب عامل مهمی در کار آنها است. وقتی جلسات فقط صوتی باشد تجربه نابرابر برای اعضای تیم از راه دور ایجاد می کند. اعضای تیم از راه دور با ناتوانی در دیدن نشانه های بصری، ندانستن چه کسی صحبت می کند و معمولاً نمی توانند خوب بشنوند کمتر در جلسات تیم شرکت می کنند و بنابراین تأثیر کمتری بر تیم می گذارند.
چرا از پلتفرم های برگزاری جلسه آنلاین استفاده کنیم ؟
گاهی اوقات برگزارکنندگان گردهمایی های تجاری می خواهند یک متخصص را برای حل چالش های خود به آنها کمک کند. چنین چیزهایی ممکن است در جلسات فیزیکی قابل دستیابی باشد یا نباشد. با این حال با جلسات آنلاین میزبان می‌تواند به راحتی از هر کسی بخواهد بدون سفر فیزیکی به یک مکان مرکزی به جلسه بپیوندد. نه تنها افراد بیشتری می توانند در رویدادهای شما شرکت کنند بلکه شما همچنین می توانید جلسات را در هر زمانی برنامه ریزی کنید تا مخاطبان شما بتوانند از راحتی مرورگر وب خود در یک جلسه وب شرکت کنند.
مزایای استفاده از پلتفرم های برگزاری جلسه آنلاین
افزودن یک عنصر ویدئویی کار به جلسات تیم، مکالمات یک به یک بین مدیران و کارمندان از راه دور (یا برعکس) و چت سریع بین اعضای تیم از راه دور به ایجاد روابط و بهبود اثربخشی کارکنان کمک می کند. پلتفرم‌ها و ابزارهای کنفرانس ویدیویی مکالمات را مؤثرتر می‌کنند زیرا افراد می‌توانند رو در رو صحبت کنند و زبان بدن را بهتر بخوانند.
صرفه جویی در زمان کارمندان و کاهش هزینه ها
وقتی هزینه‌های سفر، مکان‌ها و زمان را جمع کنید ملاقات فیزیکی در یک منطقه متقابل بسیار گران می‌شود. نرم افزار کنفرانس ویدیویی می تواند به تکرار تمام مزایای جلسات سنتی بدون نکات منفی کمک کند. مخاطبان شما نباید برای دریافت اطلاعات یا آموزش با کیفیت بالا پول یا زمان زیادی را صرف سفر به یک رویداد کنند. همه این دردسرها با جلسات مجازی برطرف می شود. هیچ رفت‌وآمد، برنامه‌ریزی یا اتلاف ساعات کاری وجود ندارد و آوردن همکاران بیشتر در یک لحظه ساده است. پس از پایان جلسه شما و تیمتان به راحتی می توانید به فعالیت های روزانه خود ادامه دهید. و شما هرگز مجبور نخواهید بود برای رزرو بهترین اتاق ها در برابر هر کارمند دیگری رقابت کنید.
بهبود انعطاف پذیری رویداد
پلت فرم ویدئو کنفرانس مناسب به همه اجازه می دهد تا بدون سفر از یک مکان به مکان دیگر تعامل داشته باشند. شرکت ها باید همه جنبه های کسب و کار خود را ساده کنند تا از رقبای خود جلوتر باشند. میزبانی یک کنفرانس ویدیویی یکی از راه‌های اطمینان از به اشتراک گذاشتن اطلاعات با کارمندان است و در عین حال زمان و منابع مورد نیاز برای هزینه‌های سفر و رزرو را حذف می‌کنید.
چه ویژگی هایی برای یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین مهم هستند؟
1. قابلیت چت متنی: کارمندان شما به نرم افزار جلسات آنلاین نیاز دارند تا با یکدیگر و سایر شرکت کنندگان بدون ایجاد اختلال در کل گروه چت کنند.
2. گزینه های اشتراک گذاری صفحه نمایش: اگر تا به حال در کنفرانس وب شرکت کرده اید به احتمال زیاد اهمیت اشتراک گذاری صفحه نمایش خود با شرکت کنندگان مطرح شده است.
3. شبکه و ویژگی های جذاب: جلسات حضوری به مخاطبان کمک می کند تا با یکدیگر تعامل داشته باشند. در حالی که نمی‌توانید این ویژگی را در جلسات آنلاین تکرار کنید می‌توانید یک پلتفرم کنفرانس ویدیویی را انتخاب کنید که شبکه و مشارکت را در سراسر رویداد تشویق می‌کند.
4. ویژگی های اتوماسیون: اتوماسیون یک عنصر ضروری برای هر برنامه ریز رویداد است تا به تیم شما کمک کند تا فرآیند تولید و ترویج یک کنفرانس ویدیویی موفق را ساده کند. چرا؟ زیرا اتوماسیون جلسات آنلاین و آماده سازی رویداد را ساده می کند و در عین حال باعث صرفه جویی در زمان و هزینه برنامه ریزان می شود!
5. فرصت های حمایت مالی: بهترین راه حل های ویدئو کنفرانس مشارکت بین شرکت شما و سایر حامیان مالی یا ذینفعان را افزایش می دهد. این بدان معناست که شما نه تنها میزبان یک جلسه وب با شرکت‌کنندگان درگیر هستید بلکه می‌توانید با همکاری با حامیان مالی پولی سود خود را افزایش دهید.
6. گزارش تفصیلی پس از رویداد: شرکت شما به اطلاعات دقیق در مورد هر رویداد وبینار یا ویدئو کنفرانس نیاز دارد تا اطمینان حاصل کند که بهترین اطلاعات را به مخاطبان خود ارائه می دهید. داده‌های بی‌درنگ می‌تواند اطلاعات ارزشمندی در مورد آنچه برای مخاطبان شما مفید است به شما بدهد تا بتوانید در ارائه‌های آینده تجدیدنظر کنید.
7. صفحات ثبت سفارشی، صفحات وب و جلسات رویداد: برنامه ریزان باید به دنبال یک پلت فرم جلسه آنلاین باشند که ابزارهای سفارشی سازی مانند وب سایت های رویداد سفارشی، قابلیت های سفارشی سازی ثبت نام، اتاق های وب سفارشی شده و قالب های ایمیل قابل ویرایش را ارائه می دهد. ابزارهای کنفرانس زیادی در بازار موجود است اما بهترین پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس ویژگی‌های برجسته‌ای مانند سهولت استفاده را ارائه می‌دهند و نظرات بسیار خوبی دارند.
بهترین پلتفرم های برگزاری جلسه آنلاین خارجی
Google meet
هر کسی که یک حساب Google دارد می‌تواند یک جلسه ویدیویی ایجاد کند حداکثر ۱۰۰ شرکت‌کننده را دعوت کند و تا ۶۰ دقیقه در هر جلسه بدون هیچ هزینه‌ای با هم ملاقات کند. برای تماس‌های تلفن همراه و 1:1 هیچ محدودیت زمانی وجود ندارد.
Zoom
یک پلت فرم ویدئو کنفرانس است که می تواند از طریق دسکتاپ کامپیوتر یا اپلیکیشن موبایل استفاده شود و به کاربران اجازه می دهد تا برای جلسات ویدئو کنفرانس، وبینارها و چت زنده به صورت آنلاین متصل شوند. در طول بحران کووید 19، زوم با افزایش محبوبیت روبرو شده است و میلیون‌ها نفر از آن برای حفظ ارتباط با دیگران استفاده می‌کنند.
Skype
اسکایپ برای ارتباط با افرادی است که در زندگی و کار شما مهم هستند. این برای مکالمات یک به یک و گروهی ساخته شده است و در هر کجا که هستید از طریق تلفن همراه، رایانه شخصی، ایکس باکس و الکسا کار می کند. پیام‌رسانی اسکایپ و تماس صوتی و تصویری HD به شما کمک می‌کند تجربیات خود را به اشتراک بگذارید و کارها را با دیگران انجام دهید.
Discord
اینجا جایی است که دنیای شما در آن قرار دارد. Discord یک سرویس ارتباط صوتی، تصویری و متنی است که توسط بیش از صد میلیون نفر برای معاشرت و گفتگو با دوستان و جوامع خود استفاده می شود.
5پلتفرم ایرانی برگزاری جلسه آنلاین
قرار
قرار تنها سرویس ویدئو کنفرانس ایرانی است که نرم‌افزار مخصوص تلفن‌های همراه دارد. اگر به رایانه شخصی خود دسترسی ندارید نگران نباشید، می توانید به آسانی و با نصب نرم افزار قرار، جلسات آنلاین خود را برگزار کنید.
الوکام
“الوکام” سامانه ای بومی برای ارتباط تصویری و صوتی گروهی، در بستر اینترنت به صورت برخط است. سامانه به گونه ای طراحی شده است که این امکان را به کاربران می‌دهد تا جلسات مجازی را کاملا به صورت تعاملی و با ارتباط پایدار و کیفیت تصویر مطلوب برگزار کنند.
روبرو
در سرویس ویدئو کنفرانس ، وبینار و آموزش مجازی روبرو اعضای رویداد حتی نیازی به ثبت نام در سامانه نداشته و میزبان رویداد میتونه با ایجاد یک رویداد و کپی و ارسال لینک اون برای اعضا، اونها رو به رویداد دعوت کنه. هر عضو رویداد هم صرفا با کلیک روی همان لینک می تونه وارد رویداد بشه.
دانا پلاس
پلتفرمی ایرانی با امکانات حرفه‌ای جهت برگزاری وبینار و کنفراس آنلاین، مناسب‌ترین و بهینه‌ترین انتخاب بر اساس نیاز شماست چراکه این سامانه برگزاری رویداد آنلاین کاملا بر اساس نیاز کاربران ایرانی طراحی شده و با وجود پلن‌های متنوع، شما می‌توانید بهینه‌ترین انتخاب را بر اساس نیاز خود و با کمترین هزینه در مقایسه با سایر پلتفرم‌های مشابه داشته باشید.وبینار، شیوه‌ای نوین وجایگزینی مناسب و بسیار کم‌هزینه برای سمینار است که کارایی آن به مراتب بیشتر از سمینار بوده و هزینه برگزاری آن هم به مراتب کمتر از سمینار است.
کارینومیت
کارینومیت یا بیگ بلو باتن یک سامانه آموزش آنلاین و مجازی بسیار ساده، کاملا تحت وب و محیطی کاملا فارسی می باشد و این امکان را می دهد که مدرسین و شرکت کنندگان بدون نصب هیچگونه نرم افزاری از روی کامپیوترها و موبایل های خود از این محیط استفاده نمایند.
سخن پایانی
هر شرکت یا کارمندی پلتفرم های ملاقات آنلاین را برای ارتباطات تجاری ترجیح نمی دهد. با این حال، با راه حل مناسب کنفرانس ویدئویی، باید بتوانید یک تجربه عالی برای همه شرکت کنندگان ارائه دهید. حتماً نرم افزار کنفرانس ویدیویی را مرور کنید که ویژگی های ضروری مانند رمزگذاری سرتاسر، ضبط جلسات، اتاق های جلسه جدایی و تماس های ویدیویی را ارائه می دهد.