مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یاBusiness Process Management (BPM) یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب‌وکار است. BPM شامل شناسایی، مستندسازی، تحلیل، طراحی مجدد، اتوماسیون و کنترل فرآیندهای کسب‌وکار می‌شود. BPM می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا هزینه‌ها را کاهش دهند، باعث افزایش بهره‌وری شوند، رضایت مشتریان را بهبود بخشند و نوآوری را تقویت کنند.
مدیریت کسب و کار (BPM)
را می‌توان به عنوان یک رویکرد جامع برای طراحی، توسعه، اجرا و مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار تعریف کرد. این رویکرد بر بهبود مستمر فرآیندها با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مختلف تمرکز دارد.
تاریخچه BPM به دهه 1980 باز می‌گردد، زمانی که شرکت‌ها شروع به استفاده از فناوری اطلاعات برای اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار خود کردند. با گذشت زمان، BPM به یک رویکرد جامع‌تر برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار تبدیل شد که شامل عناصری مانند طراحی مجدد فرآیند، بهبود فرآیند و مدیریت جریان کار می‌شود.
مزایای BPM
BPM می‌تواند مزایای زیادی برای سازمان‌ها به همراه داشته باشد، از جمله:
کاهش هزینه‌ها: BPM می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا هزینه‌های مختلف، مانند هزینه‌های عملیاتی، هزینه‌های منابع انسانی و هزینه‌های فناوری اطلاعات را کاهش دهند. هزینه های روانی انجام فعالیت‌های روتین نیز با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار کاهش می‌یابد.
افزایش بهره‌وری: BPM می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا بهره‌وری کارکنان و فرآیندها را افزایش دهند. وقتی اصطکاک کاهش یابد بهره‌وری افزایش پیدا می‌کند و این مساله با مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار بدست خواهد آمد.
بهبود رضایت مشتریان: وقتی کارها سیستمی و نظام‌مند انجام شود، مدیریت زمان بهتری صورت می‌گیرد و مشتری از ارتباط با کسب‌وکار شما لذت می‌برد. BPM می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا رضایت مشتریان را از طریق بهبود کیفیت محصولات و خدمات و کاهش زمان انتظار مشتریان افزایش دهند.
تقویت نوآوری: BPM می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا نوآوری را در فرآیندهای کسب‌وکار خود تقویت کنند.
عناصر اصلی BPM
BPM شامل شش عنصر اصلی است:
شناسایی: اولین قدم در BPM شناسایی فرآیندهای کسب‌وکار است. شناسایی تمام فرآیندهای کسب‌وکار که در سازمان انجام می‌شوند، و درک نحوه تعامل آنها با یکدیگر در این مرحله انجام می‌شود.
مستندسازی: پس از شناسایی فرآیندهای کسب‌وکار، باید آنها را مستند کرد. مستندسازی شامل ثبت تمام مراحل و فعالیت‌هایی است که در هر فرآیند انجام می‌شوند. جزییات در این بخش خیلی مهم است و باید از افرادی که به صورت عملی مشغول آن فرآیند هستند استفاده کرد.
تحلیل: پس از مستندسازی فرآیندهای کسب‌وکار، باید آنها را تحلیل کرد. تحلیل شامل ارزیابی عملکرد هر فرآیند و شناسایی فرصت‌های بهبود است. ذهن تحلیل‌گر در این بخش به مدیران سازمان‌ها و کسب‌وکارها کمک ویژه‌ای می‌کند.
طراحی مجدد: پس از تحلیل فرآیندهای کسب‌وکار، ممکن است نیاز به طراحی مجدد آنها باشد. طراحی مجدد شامل ایجاد فرآیندهای جدید و کارآمدتر است. طراحی مجدد شاید چندین بار تکرار شود. هر کسب و کاری باید برای مدیریت فرآیندهای خود، سازوکاری متناسب با ویژگی‌های کسب‌وکار طراحی کند و الگویی پیشینی برای همه کسب‌وکارها وجود ندارد.
اتوماسیون: پس از طراحی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار، ممکن است نیاز به اتوماسیون باشد. استفاده از فناوری‌های نوین برای خودکارسازی مراحل و فعالیت‌های تکراری در فرآیندها ذیل اتوماسیون تعریف می‌شود. اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه مانند ترلو در این بخش معنا پیدا می‌کنند.
کنترل: پس از اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار، باید آنها را کنترل کرد. کنترل کردن شامل نظارت بر عملکرد فرآیندها و شناسایی و اصلاح هرگونه مشکل است. کنترل فرآیندها یک امر دائمی و بدون توقف خواهد بود.
انواع مدیریت فرایندهای کسب‌وکار
BPM را می‌توان به دو دسته اصلی تقسیم کرد:
BPM سنتی: این نوع از مدیریت فرآیندهای کسب وکار به این علت برچسب سنتی دارد چون فقط روی فرآیندهای کسب‌وکار به عنوان یک سری مراحل متوالی تمرکز دارد.
BPM چابک: در مقابل مدیریت فرآیندهای کسب و کار به صورت چابک، بر فرآیندها به عنوان یک سری فرآیندهای تکرارشونده و سازگار تمرکز دارد.
BPM سنتی
BPM سنتی یک رویکرد خطی برای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است. در BPM سنتی، فرآیندها به عنوان یک سری مراحل متوالی تلقی می‌شوند که به ترتیب انجام می‌شوند. BPM سنتی مزایایی مانند سادگی و قابلیت پیش‌بینی دارد. با این حال، BPM سنتی می‌تواند انعطاف‌پذیری کمی داشته باشد و در برابر تغییرات کند عمل کند.
BPM چابک
BPM چابک یک رویکرد انعطاف‌پذیر برای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است. در BPM چابک، فرآیندها به عنوان یک سری فرآیندهای تکرارشونده و سازگار تلقی می‌شوند. BPM چابک مزایایی مانند انعطاف‌پذیری و پاسخگویی به تغییرات دارد. با این حال، BPM چابک می‌تواند پیچیده‌تر از BPM سنتی باشد و نیاز به آموزش و مهارت‌های بیشتری دارد.
چالش‌های BPM
BPM یک رویکرد پیچیده است که می‌تواند چالش‌هایی را نیز به همراه داشته باشد. برخی از چالش‌های مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار عبارتند از:
مقاومت در برابر تغییر: BPM مستلزم تغییر در نحوه انجام کارها در سازمان است. این تغییر می‌تواند با مقاومت از سوی کارکنان مواجه شود. سازمان‌ها و نیروی انسانی آنها به صورت کلی در برابر تغییرات مقاومت نشان می‌دهند.
عدم همکاری: BPM مستلزم همکاری بین بخش‌های مختلف سازمان است. این همکاری می‌تواند دشوار باشد. انجام کار گروهی و سیستمی در صورتی که این رویکرد در سازمان وجود نداشته باشد مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار را با مشکل روبرو می‌کند.
عدم سرمایه‌گذاری کافی: BPM یک سرمایه‌گذاری بلندمدت است. سازمان‌ها باید برای اجرای BPM به اندازه کافی سرمایه‌گذاری کنند. همچنین نگاه بلند مدت در این بخش لازمه فعالیت در هر سازمانی است و اگر توقع بازدهی در کوتاه مدت را داشته باشند اشتباه بزرگی انجام داده‌اند.
سخن پایانی
مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) فرآیندی است که برای شناسایی، طراحی، مستندسازی، بهبود، کنترل و اتوماسیون فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. هدف BPM این است که فرآیندهای کسب‌وکار را کارآمدتر، موثرتر و کارآمدتر کند. BPM یک رویکرد انعطاف‌پذیر است که می‌تواند با نیازهای هر سازمانی سازگار شود. سازمان‌ها می‌توانند BPM را در مقیاس‌های مختلف پیاده‌سازی کنند، از پیاده‌سازی‌های کوچک و محدود گرفته تا پیاده‌سازی‌های بزرگ و سازمانی.
سازمان‌ها باید قبل از اجرای BPM، چالش‌های احتمالی را شناسایی کرده و راه‌حل‌هایی برای آنها در نظر بگیرند. BPM یک رویکرد قدرتمند برای بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب‌وکار است. سازمان‌هایی که از BPM استفاده می‌کنند می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و رضایت مشتریان را بهبود بخشند.
مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار برای مدیران اجرایی یک امر ضروری محسوب می‌شود. دوره مدیر اجرایی حرفه پلاس با بیش از 31 ساعت آموزش ویدئویی شما را به جایگاه مدیریت اجرایی می‌رساند. پلتفرم حرفه پلاس بزرگ‌ترین پلتفرم آموزش غیر حضوری کشور است و شما می‌توانید از طریق گوشی همراه در کلاس‌های آفلاین و آنلاین حرفه پلاس شرکت کنید تا به جایگاه شغلی مدنظر خود برسید.