فرض کنید که به تازگی یک کارمند جدید استخدام کرده اید و او را برای کسب‌وکار یا سازمان خود عالی می‌دانید. او تجربه زیادی دارد بنابراین از او می‌خواهید در تهیه یک گزارش تجاری که روی آن کار می‌کنید به شما کمک کند. با نزدیک شدن به ضرب‌الاجل به سرعت او را در فرآیند راهنمایی می‌کنید و از او می‌خواهید پس از اتمام سند را به مدیر خود تحویل دهد.
چند روز بعد از مدیرعامل خود تماسی دریافت می‌کنید. او یک گزارش تجاری پر از خطا دریافت کرده است و احتمالا شما بابت این ماجرا توبیخ هم می‌شوید. اکنون باید آن را از ابتدا بازنویسی کنید خیلی پر زحمت است اینطور نیست؟
مستندسازی‌های مناسب در مورد نحوه نوشتن گزارش‌های تجاری می‌تواند به شما کمک کند از اشتباه جلوگیری کنید. کارمندان جدید حتی باتجربه‌ترین‌ها برای فرآیندهای ناآشنا به کمک اضافی نیاز دارند. مستندسازی می‌تواند مشکلاتی از این دست را برطرف کند.چه در حال آموزش یک کارمند جدید باشید و چه به دنبال شکاف‌های موجود در استراتژی‌های تجاری، مستندات فرآیند یک ضرورت است.
«مستندات تجاری» کدامند؟
مستندات تجاری توصیف جامعی از مراحل مختلف یک فرآیند تجاری با استفاده از کلمات، تصاویر، نمودارها یا نمادها است. با پیاده‌سازی دقیق مستندات، همکاران شما می‌توانند جنبه‌های مختلف هر پروژه را درک کنند. در مشاغل، چندین نوع مستندات دیده می‌شود. معروف‌ترین آنها عبارتند از:
توافقات مالی: عملکرد تجاری را ارزیابی می‌کنند. آنها جزئیات عواملی مانند سود، هزینه‌های عمومی و بازده سرمایه را ارائه می‌دهند.
گزارش‌های تجاری: فرآیندها و خروجی‌ها را ارزیابی می‌کنند تا درک واضحی از شکاف‌های عملکردی ارائه دهند، در نتیجه به شما امکان می‌دهند تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده بگیرید.
قراردادهای استخدام: انتظارات شرکت را به استخدام‌شدگان جدید توضیح می‌دهد. این قالب مثل کتابچه راهنمای کارمند جدید عمل می‌کند و شامل جزئیاتی مانند شرح شغل، مزایای کارکنان و انتظارات شرکت می‌شود.
صورت‌جلسات: اطلاعات جزئی در مورد بحث‌های انجام شده در هر جلسه ارائه می‌دهد.
مزایای مستندسازی
ایجاد اسناد داخلی برای سازمان شما آسان نیست. اغلب ممکن است زمان، صبر و تلاش زیادی نیاز باشد. صرف نظر از اینکه این فرآیند به شدت حیاتی است، مزایای قابل توجهی دارد که نباید از آنها غافل شد. در ادامه درباره مزایای مستندسازی برای سازمان صحبت می‌کنیم.
ساده سازی عملیات
هنگامی که شما مسئول تیم خود هستید، به اسناد کافی و در دسترس نیاز دارید. مستندسازی‌ها به یادگیری راحت تر فرآیندها و عملیات می‌انجامد. حتی شاید نیازی به واگذاری کارها به همکار جدیدی نباشد ولی برای راحت تر شدن کارها نیاز به اسناد و مستندات داریم.
با مستندات مناسب، کارمندان می‌توانند مسیر درست کارهایی که برای دستیابی به نتایج مناسب باید انجام دهند را پیدا کنند. آنها زمان را برای یافتن اطلاعات نیز تلف نمی‌کنند. با نوشتن عناصر مختلف در هر فرآیند و ترسیم آن با فلوچارت، می‌توانید وظایف را شناسایی کرده و با ابزارهای مناسب آنها را کانالیزه کنید. همچنین می‌توانید چالش‌ها را را شناسایی کرده و راه‌حل‌هایی برای ساده‌سازی گردش کار فعلی پیشنهاد دهید.
حکمرانی هموارتر
در هر سازمان و مجموعه ای مدیریت عالی مسئولیت حکمرانی سازمان را بر عهده دارد و با مستندسازی مسیر این حکمرانی هموارتر خواهد شد. با تنظیم سلسله مراتب سازمان، هیچ سردرگمی در مورد اینکه در صورت خراب شدن پروژه با چه کسی مشورت شود، وجود نخواهد داشت. کارمندان می‌توانند به سادگی به مستندات فرآیند نگاه کنند تا بفهمند کدام وظیفه به چه کسی تعلق دارد. همچنین مستندسازی شفافیت درون سازمان را بهبود می‌بخشد و همه را در قبال کار خود مسئول می‌سازد.
به عنوان یک مدیر، ممکن است آموزش کارکنان کمی چالش برانگیز باشد. به جای اینکه هر بار اصول اولیه را مرور کنید، می‌توانید به سادگی یک سند دقیق ارسال کنید که به استخدام‌کنندگان جدید دانش فنی مربوط به هر وظیفه‌ای را که به آنها محول می‌شود، ارائه می‌دهد. با مستندسازی دقیق مدیران می‌دانند که برای هر مساله ای به چه سندی مراجعه کنند و متناسب با آن نقشه راه را مشخص کنند.
تقویت همکاری بین تیمی
اولین کار این است که مستندات دقیقی در مورد فرآیندهای اصلی بخش خود تهیه کنید. اگر شخصی به طور موقت با تیم شما همکاری می‌کند، می‌توانید به سادگی آن اسناد را به اشتراک بگذارید و آنها می‌توانند دستورالعمل‌های ارائه شده را بدون تاخیر در روند دنبال کنند.
افراد راه‌های مختلفی برای انجام یک کار دارند. هنگامی که آنها فرد دیگری را آموزش می‌دهند، ممکن است اطلاعاتی را ارائه دهند که از بهترین شیوه‌ها منحرف شود. روی اسناد به عنوان منبع حقیقت می‌توانید حساب کنید.
حفظ یکپارچگی در سازمان
اسناد شرکت اطلاعاتی را در مورد منشاء شرکت، فلسفه‌های تاسیس و چشم انداز و فرآیندها ارائه می‌دهد. این دانش سازمانی را حفظ کنید چون تصویر و اطلاعات هویتی کلیدی برند را ارائه می‌دهد. همچنین مستندسازی به کارکنان کمک می‌کند تا دقیقا نحوه اجرای هر فرآیند را درک کنند و به آنها امکان می‌دهد تا بر اساس واقعیت‌ها به جای دانش ذهنی بازخورد ارائه دهند.
کمک به کشف فرصت‌های جدید
سازمان‌ها دائما به دنبال راه‌هایی برای یادگیری، بهبود و رشد هستند. برای ارائه بازخورد مناسب در مورد فرآیندهای کسب‌وکار، سهامداران و سرمایه گذاران باید تمام ویژگی‌های کسب‌وکار شما را به وضوح درک کنند. قبل از بازنگری کل استراتژی کسب‌وکار، اسناد به روز شده را در اختیار تصمیم گیرندگان قرار دهید. آنها می‌توانند به شناسایی زمینه‌های بهبود و فرصت‌های جدید کمک کنند.
چگونه مستندسازی را در سازمان خود استاندارد و سازماندهی کنیم؟
اکنون می‌دانید که چرا به مستندسازی نیاز داریم. اما درباره چگونگی انجام آن دو به شک هستید و نمی‌دانید از کجا باید شروع کنید. در این بخش درباره چگونگی ایجاد یک سیستم مستندسازی استاندارد صحبت می‌کنیم.
هدف را مشخص کنید
هر سندی که برای ساده‌سازی فرآیندهای سازمانی ایجاد می‌کنید، هدف خاصی دارد. برای ایجاد یک سند که در کسب‌وکار شما تاثیرگذار باشد، باید نیاز آن را تعریف کنید. از خود سوالاتی بپرسید مانند:
- این سند در کجا قرار است استفاده شود؟
- خوانندگان پس از مشاهده سند چه کاری باید انجام دهند؟
- آیا فایل باید برای هر بخش در شرکت کپی شود؟
با در نظر گرفتن موارد فوق، یک بیانیه هدف ایجاد کنید. این بیانیه به عنوان یک نقطه راهنما در هنگام ایجاد سند عمل می‌کند. مزایای خواندن سند برای خوانندگان را در مقدمه مشخص کنید. هنگامی که شروع به نوشتن کردید، ممکن است لازم باشد بیانیه هدف خود را اصلاح کنید. اگر این اتفاق افتاد، پس فراموش نکنید که سایر عناصر سند خود را نیز تغییر دهید.
مخاطبان سند را درک کنید
پس از اینکه نیاز و مزایای سند خود را شناسایی کردید، فهرستی از مخاطبان سند ایجاد کنید و آنها را بر اساس نقش آنها در سازمان تقسیم کنید. این مخاطبان را در سطوح مختلفی دسته بندی کنید، از مدیران و کارمندان تا مشتریان و سرمایه گذاران. هنگامی که مخاطبان خود را درک کردید، می‌توانید لحن خود را مطابق با پیام خود و ویژگی‌های مخاطب منطبق کنید. در مورد نحوه دسترسی آنها به سند (ایمیل، فکس، پیام فوری) فکر کنید و آن را مطابق با راحت ترین راه برای مخاطبان تنظیم کنید. عوامل دیگری که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از مجموعه مهارت، بخش، تخصص و زمینه فرهنگی مخاطبان. این به شما کمک می‌کند سندی ایجاد کنید که نیازهای هر کارمند را برآورده کند.
تمام اطلاعاتی را که باید مستند شود جمع آوری کنید
از همکاران خود بخواهید که فرآیندهای کلیدی کسب‌وکار را فهرست کنند. سعی کنید دریابید که کدام جنبه از این وظایف نیاز به توضیح مفصل دارد. کارهای ساده یا تکراری را برچسب بزنید تا بتوانید بر اساس آن اولویت بندی کنید. در نهایت، تمام اطلاعات را در یک نقطه قابل دسترسی جمع کنید. به این ترتیب، کارمندان می‌توانند به سرعت داده‌ها را بازیابی کنند و بفهمند که کدام بخش از شغل آنها به مستندات نیاز دارد.
به به روز رسانی ادامه دهید
مستندسازی یک راه حل یکباره نیست. همانطور که سازمان شما رشد می‌کند، فرآیندهای کسب‌وکار با آن تکامل می‌یابند. اسناد خود را به طور منظم بررسی و به روز کنید. اگر در حال حاضر کار زیادی در حال انجام است، می‌توانید بررسی اسناد را به یکی از اعضای تیم خود اختصاص دهید و از او بخواهید که تیم را در حین فرآیند به روز رسانی مطلع کند.
سخن پایانی:
مستندسازی یک ابزار ارزشمند برای هر کسب‌وکاری است. مستندسازی می‌توانند به بهبود عملکرد، کاهش خطاها و بهبود ارتباطات کمک کنند. با استفاده از انواع مختلف مستندسازی و سازماندهی آنها به روشی موثر، می‌توانید به کسب‌وکار خود کمک کنید تا به اهداف خود دست یابد.
مدیران عامل و مدیران منابع انسانی باید نسبت به مستندسازی برنامه‌های خود را ساماندهی کنند. دوره مدیرعامل و دوره منابع انسانی حرفه پلاس شما را در این حوزه های تخصصی آموزش می دهد تا به جایگاه شغلی مورد نظر خود برسید.