مصاحبه ورود و خروج کارمندان از جمله وظایف واحد منابع انسانی در هر سازمانی است. اکثر افراد برای جذب در یک سازمان با مصاحبه استخدامی آشنایی دارند ولی تقریبا درباره فرآیند خروج کارکنان از سازمان بی اطلاع هستند. شاید این سوال به وجود بیاید که مگر خروج از یک سازمان نیاز به مصاحبه دارد؟ در مباحث منابع انسانی، مصاحبه خروج یکی از بخش‌های مهم در مدیریت منابع انسانی محسوب می‌شود.
بسیاری از کارفرمایان در پایان دوره تصدی یک کارمند در سازمان، مصاحبه خروج را انجام می‌دهند تا علل ترک شغل توسط کارمند را بفهمند. این جلسه فرصتی برای کسب‌وکارها است تا با ارائه بازخورد و پیشنهادات توسط کارمند به بهبود عملکرد مجموعه کمک کنند.
مصاحبه خروج و چرایی آن
کسب‌وکارها به این علت مصاحبه‌های خروج انجام می‌دهند تا نظرات یک کارمند را در مورد شغل، سرپرست، سازمان و موارد دیگر بشنوند. مصاحبه خروج مکالمه‌ای است بین یک کارمند و کارفرمای او (یا نماینده منابع انسانی) درباره تجربه کاری فرد. مصاحبه خروج فرصتی است برای بحث در مورد رضایت شغلی یا ارائه بازخورد در مورد خط مشی و جهت‌گیری‌های کسب‌وکار. کارفرمایان می‌توانند مصاحبه خروج را به صورت حضوری، مجازی یا از طریق فرم اختصاصی مصاحبه خروج، انجام دهند.
سوالات مصاحبه خروج و پاسخ‌های احتمالی
خروج کارمندان از سازمان به دلیل تغییر وضعیت در زندگی شخصی، پیدا کردن فرصت بهتر یا نارضایتی از وضعیت فعلی، یک اتفاق کاملا طبیعی در هر سازمانی است. فهم علل خروج افراد به سازمان کمک می‌کند تا در جذب نیرو، اصلاح روندها و نارضایتی‌های احتمالی اطلاعات مفید و کاربردی بدست آورد. در مصاحبه‌های خروج سوالاتی مطرح می‌شود تا این اطلاعات بدست آید و در ادامه مسیر از آنها استفاده شود. در ادامه سوالاتی که باید پرسیده شود و جواب‌های احتمالی به آن سوال‌ها آمده است.
1. چرا مجموعه ما را ترک می‌کنید، یا چه چیزی شما را به این تصمیم سوق داده است؟
کارفرمایان ممکن است این سوال را بپرسند تا بدانند آیا کارمندان به دلیل اینکه فرصت بهتری به آنها پیشنهاد شده است قصد ترک سازمان را دارند یا به دلایل شخصی می‌روند. در پاسخ به این سوال با رعایت صداقت و ادب کارمندان باید دلایل خود را توضیح دهند و در صورت امکان می‌توانند مهارت‌ها یا تجربیاتی را که امیدوارند از شغل بعدی خود کسب کنند، ذکر کنند.
نمونه پاسخ به این سوال: «من واقعا از کار کردن در اینجا لذت بردم و در طول مدت کارم چیزهای زیادی یاد گرفتم. با این حال، احساس می‌کنم تمام تلاشم را در این نقش انجام داده‌ام و به چیزی متفاوت نیاز دارم. در حالی که من در این شغل چیزهای زیادی یاد گرفته‌ام و مهارت‌ها و تجربیاتم را تقویت کرده‌ام، احساس می‌کنم زمان آن رسیده است که به مسیر دیگری بروم. من تجربیات ارزشمندی برای آینده به دست آورده‌ام و احساس می‌کنم زمان آن است که تجربیاتم را گسترش دهم و توانایی‌هایم را تقویت کنم».
2. نظر شما در مورد مدیریت چیست و آیا بازخورد یا پیشنهادی برای بهبود کسب‌وکار دارید؟
این سوال به کارمندان این فرصت را می‌دهد تا به کارفرمایان خود کمک کنند تا موقعیت خود را از دیدگاه آنها ببینند. کارکنان باید هنگام پاسخ دادن به این سوال به موارد عینی و مشخص اشاره کنند و بازخورد خود را به شیوه‌ای مثبت ارائه دهند. در عین حال فرد باید تمرکز خود را در صحبت‌ها بر طرح نکاتی برای بهبود کسب‌وکار حفظ کند.
نمونه پاسخ به این سوال: «به طور کلی، من از روشی که مدیریت در راهنمایی من استفاده کرد راضی بودم اما جای پیشرفت وجود دارد. در بعضی موارد مدیریت، روش‌هایی که می‌توانست از نقش من استفاده کنند نادیده می‌گرفت، بنابراین من گاهی اوقات احساس می‌کردم که در رکود قرار گرفته‌ام. با این حال، اگر آنها به کارمندان جدید قدرت بدهند تا از ابتدا احساس استقلال کنند، می‌توانیم ایده‌های نوآورانه‌تر و جدیدتری از مدیریت برای افزودن ارزش به موفقیت شرکت دریافت کنیم. به نظر می‌رسد این راه‌حل موثرتر از انتظار برای دستورالعمل‌های مدیریتی است».
3. آیا در دوره فعالیت خود زمانی بود که به کار خود افتخار کنید؟
تاکید بر نقاط منفی و عارضه‌یابی می‌تواند فضای مصاحبه خروج را ناخوشایند کند. این سوال به کارمندان فرصتی می‌دهد تا تجربه مثبتی را که با شرکت داشته‌اند به اشتراک بگذارند. مرور تجربیات مثبت می‌تواند نقاط قوت سازمان یا کسب‌وکار را نشان دهد. صرف نظر از دلیل استعفای افراد، ایده خوبی است که کارمندان بپذیرند چه چیزی در شغلشان خوب بوده است.
نمونه پاسخ به این سوال: «بله. ما روی آخرین پروژه کمی بیشتر از آنچه انتظار داشتیم کار کردیم و مشتری از جزئیات و دقیق بودن ما تحت تاثیر قرار گرفت و همین مساله باعث شد افتخار کنم که عضوی از تیم هستم».
4. آیا آموزش مناسب و کاملی دریافت کرده‌اید؟
یکی از اولویت‌های اصلی هر کسب‌وکاری در ارتباط با نیروی انسانی این است که کارکنان برای شغل خود احساس آمادگی کنند. آموزش حوزه‌ای است که کارکنان می‌توانند با به اشتراک گذاشتن تجربیات صادقانه خود در پیشبرد مسیر کمک کنند. اگر آنها احساس آمادگی نمی‌کنند یا اگر آموزش آنها کافی و نیازسنجی شده و کاربردی نبوده باید در مصاحبه خروج مطرح شود. جدایی کارمندان از سازمان می‌تواند ایده‌های عملی‌ای برای بهبود وضعیت آموزش به اشتراک بگذارد تا کارمندان جدید بهتر از آنها آماده شوند.
نمونه پاسخ به این سوال: «بهترین کاری که می‌توانید برای کارمندان جدید انجام دهید این است که مطمئن شوید که نقش‌هایشان را درک می‌کنند و ابزارهایی را که برای انجام کارشان نیاز دارند، در اختیارشان قرار داده‌اید. من همیشه فکر می‌کردم منابع لازم برای انجام کارها در اختیارم قرار نگرفته است. بنابراین فکر می‌کنم کارمندان جدید می‌توانند از آموزش‌های دقیق‌تر و مکرر بهره ببرند. خوب است برای آماده‌سازی کامل کارکنان جدید در راستای برآورده کردن انتظارات شرکت، مدیریت با بررسی‌های دقیق برنامه آموزشی مداومی برای کارکنان جدید و فعلی طراحی کند تا وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند».
5. آیا شرکت از اهداف شغلی شما حمایت کرده است؟
هنگام پاسخ به این سوال، کارمندان نشان می‌دهند که کارفرما چگونه انتظارات خود را برآورده کرده است و در چه بخش‌هایی از کارمندان در مسیر شغلی خود رویکردی حمایتی داشته‌اند. پشتیبانی و حمایت ممکن است شامل برنامه‌های تمرینی یا آموزش باشد. کارمندان در پاسخ به این سوال چرایی احساس حمایت را مطرح می‌کنند و درباره زمان‌هایی که حمایت نشده‌اند بازخوردهای مفیدی ارائه می‌کنند که می‌توان در برخورد با کارمندان جدید از آنها استفاده کرد.
نمونه پاسخ به این سوال: «وقتی برای کار به اینجا آمدم، هیجان‌زده بودم تا بتوانم به پیشرفتم ادامه دهم یا دانش و تجربه‌ام را افزایش دهم. شرکت به من فرصت‌هایی داده است تا چیزهایی را که در حرفه‌ام هدف‌گذاری کرده‌ام بیاموزم، امروز معتقدم که دانش کافی را در کار با این شرکت جمع آوری کرده‌ام. زمان مناسبی برای من است که مهارت‌هایم را در شرکت دیگری گسترش دهم».
6. آیا این شرکت را به افرادی که جویای کار هستند توصیه می‌کنید؟
وقتی کارمندان به این سوال پاسخ می‌دهند، باید تا جایی که می‌شود صراحت به خرج دهند که چرا کارفرمای خود را به شخص دیگری توصیه می‌کنند یا نمی‌کنند. نکات مطرح شده در پاسخ به این سوال از سوی افرادی که قصد جدایی از سازمان را دارند می‌تواند در جذب نیروهای جدید به شدت راهگشا باشد.
نمونه پاسخ به این سوال: «بستگی دارد که کدام موقعیت‌ها باز هستند و اهداف شغلی آن شخص با این شرکت تا چه حدی مطابقت دارد. من این شرکت را به دوستان یا خانواده در شرایطی توصیه می‌کنم که موقعیت شغلی با آنچه آنها به دنبال آن بودند مطابقت داشته باشد».
7. معیار شما برای انتخاب کارفرمای جدید چه بود؟
پاسخ به این سوال به سازمان کمک می‌کند تا دیدگاه فرد را درباره کارفرمای مطلوب درک کند و به یک بینش کلی درباره دیدگاه افراد درباره کارفرماها برسند. کارمندان نیز دلایل مختلفی را برای شغل جدید خود به اشتراک می‌گذارند که هر کدام از آنها در جای خود معانی مشخصی دارد. مثلا ممکن است از مزایای جایگاه شغلی جدید بگویند که توسط کارفرمای فعلی ارائه نشده است.
نمونه پاسخ به این سوال: «در موقعیت جدید، کارفرمای من آموزش‌های تکمیلی را ارائه می‌دهد تا بتوانم موقعیت خود را ارتقا دهم. با منابعی که در دسترس خواهم داشت، انتظار دارم ظرف شش ماه مدرک تخصصی خود را دریافت کنم».
8. آیا به ماندن فکر کرده‌اید؟
معمولا کارفرماها وقتی این سوال را می‌پرسند که بدانند آیا با افزایش مزایا یا آموزش‌های کاربردی امکان جذاب‌تر کردن سازمان و نگه داشتن فرد وجود دارد یا خیر. کارمندان در پاسخ باید با صداقت اعلام کنند که چه عواملی در رفتن یا ماندن آنها تاثیرگذار است ولی از همه مهم‌تر باید از خود بپرسند که واقعا می‌خواهند بمانند یا نه.
نمونه پاسخ به این سوال: «من مدت طولانی در اینجا کار کرده‌ام و این شرکت مهارت‌ها و فرصت‌های یادگیری ارزشمندی را برای من فراهم کرده است. من از کار کردن در اینجا لذت بردم اما احساس می‌کنم که تخصص و اهداف شغلی من در موقعیت جدیدم در اولویت قرار دارند. با این حال، اگر پیشنهاد درستی دریافت کنم، به ماندن فکر می‌کنم».
بیشتر بخوانید: اثربخشی مصاحبه های استخدامی
نکاتی برای کارمندانی که برای مصاحبه خروج آماده می‌شوند
-
اگر کارمند در حال خروج هستید، قبل از ورود به مصاحبه، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- مشخص و عینی صحبت کنید. به جای صحبت کردن درباره افراد، پیرامون کلیت شرکت، ساختارها و روندها صحبت کنید.
- پاسخ‌های خود را تمرین کنید. درخواست کمک از یک دوست یا همکار را حتما در نظر بگیرید.
- در زمان جلسه یادداشت برداری کنید. این موضوع به دسته‌بندی شدن ذهن و ایجاد ارتباط بهتر کمک می‌کند.
- سیگنال‌های غیرکلامی و زبان بدن را در نظر بگیرید. زبان بدن خود را باز نگه دارید تا در طول مصاحبه خروج احساس راحتی بیشتری داشته باشید.
- قبل از مصاحبه چند نفس عمیق بکشید تا آرامش خود را حفظ کرده و روی مصاحبه متمرکز شوید.
- هر چند شرکت‌ها مصاحبه‌های خروج را عمدتا به نفع کارفرما انجام می‌دهند، اما مصاحبه خروج فرصت خوبی برای کارمندان است تا بازخوردهای ارزشمندی ارائه دهند و هرگونه اختلاف یا مشکلی را حل کنند.
سخن پایانی:
مصاحبه خروج کارکنان فرصتی است برای اصلاح رویه‌های مدیریت منابع انسانی. در این مصاحبه کارفرما باید تمام تلاش خود را به کار بندد تا تصویری خوب از او و مجموعه‌اش در ذهن کارمند سابق شکل بگیرد و اگر کدورتی باقی مانده است آن را حل کند. از همه مهم‌تر وقتی کارفرما در مصاحبه خروج متوجه اشتباهات، ایرادات ساختاری، ضعف در روندها و ... می‌شود این فرصت را دارد تا از آنها بیاموزد و در ادامه مسیر از آنها استفاده کند.
طراحی سوالات در این جلسه مهم‌ترین بخش فعالیت کارفرما یا واحد منابع انسانی است. سوالاتی باید طراحی شود که اصلی‌ترین دیدگاه‌های فرد درباره دوران فعالیتش بدست آید. اگر سوالاتی کلی و بی معنا طراحی شود دیگر مصاحبه خروج کارکرد خود را از دست می‌دهد. سوالات تخصصی هم می تواند به هدف اصلاح روندها کمک کند ولی نباید به سراغ مسائل جزئی رفت.
مدیریت منابع انسانی یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌های مدیران عامل در هر سازمانی است و بسیاری از مدیران آن را جزو سخت‌ترین بخش فعالیت‌های خود عنوان می‌کنند. «دوره مدیرعاملی حرفه پلاس» کاربردی‌ترین مباحثی که یک مدیرعامل در جریان کارهای خود با آنها روبرو است (مدیریت منابع انسانی، رهبری، بودجه بندی، مارکتینگ، تئوری های سازمان و مدیریت و ...)را گردآوردی کرده و مجرب‌ترین اساتید کشور آنها را تدریس کرده‌اند. همچنین دوره مدیر منابع انسانی حرفه پلاس نیز به صورت اختصاصی مباحث مربوط به نیروی انسانی را برای علاقه‌مندان به این حوزه ارائه می‌کند. بیش از 26 ساعت محتوای آموزشی در بزرگ‌ترین پلتفرم آموزش غیر حضوری کشور برای شما که احتمالا در حوزه مدیریت منابع انسانی چالش‌هایی دارید آماده شده است. برای کسب اطلاعات بیشتر همین الان با حرفه پلاس در ارتباط باشید تا مشاوران ما به سوالات شما پاسخ دهند.