در عصر دانش و تکنولوژی می‌توانید بهترین ایده‌ها را داشته باشید، اما اگر نتوانید دیگران را متقاعد کنید که دیدگاه شما را دنبال کنند، تاثیرگذاری به شدت کاهش می‌یابد و به همین دلیل است که ارتباطات دیگر به عنوان یک "مهارت نرم" در بین رهبران برتر تجارت جهان در نظر گرفته نمی‌شود. رهبرانی که به اوج می‌رسند به اهمیت ارتباط موثر نمی‌پردازند. در عوض، آنها هنر ارتباطات را در تمام اشکال مانند نوشتن، صحبت کردن، ارائه در نظر می‌گیرند و دائما در تلاش برای بهبود این مهارت‌ها هستند.
هنگامی که جف بزوس در حال تاسیس آمازون بود، به توسعه مهارت‌های نوشتن اهمیت زیادی داد. او از یادداشت‌های ساختارمند که حاوی عناوین و جملات کامل با افعال و اسم بودند استفاده کرد. بزوس تنها رهبر جهان نبود که به مهارت‌های ارتباطی تاکید داشت ایندرا نویی، مدیرعامل سابق پپسی، که اکنون در هیئت مدیره آمازون خدمت می‌کند، می‌گوید: «شما نمی‌توانید در مهارت‌های ارتباطی بیش از حد سرمایه گذاری کنید. اگر نمی‌توانید پیامی را ساده و قانع‌کننده کنید نمی‌توانید بر مخاطبین تاثیر بگذارید». در ادامه به چندین مورد از راهکارهای ارتباطات موثر می پردازیم:
از کلمات کوتاه و روان برای ارتباط استفاده کنید.
جملات طولانی و پیچیده درک ایده‌ها را سخت می‌کنند و از نظر ذهنی خسته‌کننده هستند و تمرکز بیشتری را می‌طلبند. اگر کلمات و جملات طولانی را با جملات کوتاه جایگزین کنید، طرفداران بیشتری کسب خواهید کرد. دانیل کانمن، اقتصاددان برنده جایزه نوبل، در کتاب «تفکر سریع و آهسته» می‌نویسد: «اگر برایتان مهم است که باورپذیر باشید، از زبان پیچیده به جای زبان ساده استفاده نکنید. سخنرانان و نویسندگان متقاعدکننده هر کاری که می‌توانند برای کاهش "فشار شناختی" انجام می‌دهند».
از آنجایی که نوشتن یک مهارت است، می توانید با تمرین آن را بهبود دهید. بزوس در طول زمان به عنوان یک نویسنده پیشرفت زیادی کرد. اولین نامه سهامداران آمازون در سال 1997 در سطح کلاس دهم نگارش شد. در طول دهه بعد، 85 درصد از نامه‌های او در سطح پایه هشتم یا نهم نوشته شدند. بزوس کلمات کوتاهی را برای صحبت در مورد چیزهای سخت انتخاب کرد. وقتی همه چیز را ساده می‌کنید شما در حال پیشی گرفتن از رقبا برای انتقال مفهوم خود هستید.
از استعاره های زبانی برای تقویت مفاهیم کلیدی استفاده کنید.
استعاره ابزار قدرتمندی در نگارش است که ایده‌های انتزاعی را با مفاهیم شناخته شده مقایسه می‌کند. کریس هادفیلد، فضانورد مشهور کانادایی، سخنران با استعداد و ستاره گفتگوهای TED است که از قدرت استعاره برای توصیف یک رویداد غیرقابل توصیف بهره برده است: «شش ثانیه قبل از پرتاب، ناگهان این جانور مانند اژدهایی که شروع به تنفس آتش می‌کند شروع به غرش می کند. شما مانند یک برگ کوچک در یک طوفان هستید. با روشن شدن موتورها، احساس می‌کنید در آرواره های یک سگ عظیم هستید که شما را می‌لرزاند و از نظر فیزیکی با قدرت شما را به هم می‌زند». جانوران خروشان، برگ‌ها در طوفان، آرواره‌های یک سگ ایده‌های ملموسی برای توصیف رویدادی هستند که تعداد کمی از ما آن را تجربه خواهیم کرد.
در تجارت، استعاره‌ها میانبرهایی برای انتقال اطلاعات پیچیده در عبارات کوتاه و جذاب هستند. اگر اخبار کسب و کار را تماشا می‌کنید یا بازار سهام را دنبال می‌کنید، بدون شک عبارت "خندق و قلعه" را شنیده‌اید که به شرکت‌هایی نسبت داده می‌شوند که بر صنعتی تسلط دارند که ورود به آن برای رقبا دشوار است. این عبارت را در نظر بگیرید: «مهمترین کاری که ما انجام می‌دهیم این است که یک قلعه مستحکم با یک خندق عریض در اطراف محافظت کنیم». استعاره قلعه یک نماد مختصر و توضیح واضحی برای سیستم پیچیده و مستحکم از داده‌ها و اطلاعات است برای معرفی کسب و کار استفاده شده است. هنگامی که یک ایده را با استعاره بیان می‌کنید مخاطب شما به طور ناخودآگاه در جستجوی مفهومی آشناست تا به کمک آن ایده شما را بهتر درک کند.
بیشتر بخوانید: سنجش ده شاخص کلیدی بازاریابی
داده‌ها را به زبانی تبدیل کنید که انسان‌ها قادر به درک آن هستند.
داده‌ها را به نحوی نمایش دهید که درک ساده‌تری برای مخاطبین داشته باشند و کاهش بار شناختی پیچیدگی آمارها به درک بهتر ایده‌های شما می‌انجامد. نمایش آمارها تحت قالب نمودارها و اشکال به وزن شناختی آنها اضافه می‌کند و انرژی ذهنی آنها را تخلیه می‌کند. بیان آمارها براساس بازه‌های زمانی تاثیر بیشتری بر متقاعدکردن مخاطبین دارد. به عنوان مثال، دانشمندان تا سال 2025 انتظار دارند که انسان‌ها سالانه یک تریلیون گیگابایت داده تولید کنند. این به سادگی یک عدد بسیار بزرگ برای اکثر مردم است که نمی‌توانند ذهن خود را برای درک آن آماده کنند اما اگر بگویم که اگر بتوانید یک تریلیون گیگابایت داده را روی DVD ذخیره کنید، دیسک ها 222 بار دور زمین می‌چرخند چه؟ هنوز هم عدد بزرگی است، اما توصیف جذاب‌تر است، زیرا تصویر واضحی را در چشم شما ترسیم می‌کند.
ناسا کاوشگر فضایی کاسینی را برای کاوش در زحل به فضا پرتاب کرد. برخی قیمت 3 میلیارد دلاری آن را زیر سوال بردند و بنابراین تایسون در برنامه‌های گفتگوی تلویزیونی ظاهر شد تا مردم را در مورد مزایای این ماموریت آگاه کند. اما ابتدا، او باید با شوک قیمت کنار می‌آمد و توضیح داد که 3 میلیارد دلار در طول هشت سال تقسیم خواهد شد. در نهایت اشاره کرد که آمریکایی‌ها سالانه بیشتر از هزینه‌ای که ناسا برای انجام این ماموریت در آن جدول زمانی صرف می‌کند، برای پروتز لب هزینه می‌کنند.
ماموریت را به عنوان شعاری برای همسو کردن تیم تبدیل کنید.
در سال 1957 پس از قطعی برق ارل باکن، تعمیرکار تجهیزات پزشکی فرصتی برای ایجاد نوآوری در این زمینه دید و اولین ضربان ساز قلب را با باتری ساخت که حتی با قطع برق نیز به کار خود ادامه می‌داد. در آن لحظه، زندگی باکن هدفی فراتر از اصلاح امور پیدا کرد. او ماموریتی برای "تسکین درد، بازگرداندن سلامتی و افزایش عمر" داشت. بیش از 50 سال پس از تاسیس مدترونیک (Medtronic) توسط باکن می‌گذرد. این شرکت بیش از 90 هزار کارمند در 150 کشور مختلف دارد و درمان های آن در هر ثانیه زندگی دو بیمار را تحت تاثیر قرار می‌دهد و کارمندان مدترونیک با همان شش کلمه‌ای که باکن الهام گرفته است هدایت می‌شوند: کاهش درد، بازگرداندن سلامت، افزایش عمر. ماموریت شما باید در مرکز قرار گیرد و هدف شرکت خود را در کانال های ارتباطی متمرکز کنید: یادداشت‌ها، ایمیل‌ها، ارائه‌ها، رسانه‌های اجتماعی و مطالب بازاریابی. اگر ماموریت شما برای چیزی است، پس برای آن بایستید.
روی زبان بدن تمرکز کنید.
ارتباطات فقط آن چیزی نیست که شما می‌گوئید و می‌نویسید، رفتار و حرکات شما نیز نحوه‌ای از ارتباطات است. دارلین پرایس نود و سه درصد از تاثیر ارتباطات ناشی از نشانه‌های غیرکلامی است. برای اطمینان از اینکه پیام درست را منتقل می‌کنید، روی زبان بدن خود تمرکز کنید. اگر می‌خواهید به کسی الهام دهید، صحبت کردن با مشت‌های گره کرده و ابروی درهم، پیام درستی را ارسال نمی‌کند. در عوض، برای ایجاد علاقه و ارتباط چشمی برقرار کنید و برای انتقال گرما و اعتماد لبخندی واقعی بزنید.
خود واقعی‌تان باشید.
رهبران بزرگ سعی نمی‌کنند کسی باشند که نیستند. مارک زاکربرگ فیسبوک را با یک هودی و شلوار جین به سرمایه گذاران معرفی کرد. رهبران بزرگ می‌دانند که وقتی خود واقعیشان هستند، مردم به پیام‌شان جذب می‌شوند. آنها همچنین می‌دانند که وقتی رهبران خودشان نباشند برعکس این اتفاق می‌افتد. بهترین رهبران می‌دانند که برای موثر بودن ارتباطات باید صادق باشند و آنها نمی‌توانند واقعیت را کتمان کنند. رهبران بزرگ نمی‌توانند اطلاعات خاصی را به دروغ بیان کنند و آن را صادقانه بیان می‌کنند زیرا پاسخ‌های موقت و نیمه‌حقیقت باعث بی‌اعتمادی و اضطراب می‌شوند و صداقت باعث ایجاد اعتماد می‌شود.
سخن پایانی
یک رهبر موفق مهارت‌های ارتباطی موثری دارد و این مهارت‌ها را بهبود می‌دهد تا به یک ارتباط موثر تبدیل شود. رهبران موفق می‌دانند چه زمانی باید صحبت کنند و مهم‌تر از آن چه زمانی نیاز به گوش دادن دارند. آنها می‌دانند چه زمانی صحبت کنند و چه زمانی گوش دهند. آنها خود واقعیشان هستند و با این کار اعتماد مخاطبان را جلب می‌کنند.
بیشتر بخوانید: شایستگی های رهبری مدیران ارشد