تیم‌سازی یکی از تکنیک‌های مدیریتی است که برای بهبود کارایی و عملکرد گروه‌های کاری در سازمان‌ها به کار می‌رود. هدف این تکنیک، بهبود هماهنگی و همکاری اعضا به منظور ارتقاء کارایی و دستیابی به اهداف مشترک است. وقتی افراد با عقاید و اراده‌های مشابه با یکدیگر یک تیم را تشکیل می‌دهند تیم سازی به وجود می‌آید. در این فرایند، هر فرد نقشی مشخص و مسئولیتی خاص به عهده می‌گیرد و با هماهنگی جهت دستیابی به اهداف تعیین شده تلاش می‌کند. در تیم سازی، مشارکت یکسان اعضا در انجام وظایف و تعهد به ارائه بهترین تلاش برای دستیابی به اهداف تیم و سازمان امری اساسی است. افراد تیم تلاش مضاعفی می‌کنند تا انتظارات همدیگر را برآورده کنند و وظایف محوله را با موفقیت انجام دهند. در این راستا، تمرکز هر فرد بر مسئولیت‌ها و وظایف محدود به حوزه خود، باعث می‌شود که تیم به طور کلی موفقیت‌آمیز عمل کند. تا زمانی که اعضا به تمرکز و جدیت در اجرای وظایف خود پایبند باشند، توانایی تیم برای دستیابی به اهداف بهبود می‌یابد. در این راه، اولویت اعضا به تیم اختصاص دارد و مسائل شخصی در اولویت‌های پایین‌تر قرار می‌گیرند. این نگرش باعث تعالی و هماهنگی در اجرای وظایف می‌شود و در نهایت به تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند.
تیم سازی چیست؟
تیم‌سازی به عنوان یک تکنیک مدیریتی به منظور بهبود عملکرد و کارایی گروه‌های کاری از راه فعالیت‌های متنوع و مشترک است. این فرایند نیازمند مهارت‌ها، تجزیه و تحلیل و توانمندی‌های زیادی است تا یک تیم قوی و کارآمد شکل گیرد. هدف اصلی این فعالیت‌ها دستیابی به چشم‌انداز و اهداف کلان سازمان است.تیم‌سازی به وجود آوردن ارتباطات قوی‌تری بین اعضای گروه را فراهم می‌کند. اعضا با احترام به یکدیگر و توجه به تفاوت‌هایشان به اهداف و انتظارات مشترک پایبند می‌شوند.
این فرایند می‌تواند شامل تعاملات روزانه باشد که اعضا در طول انجام وظایف خود درگیر می‌شوند. این نوع تعامل طبیعی است و با اختصاص زمان به تدوین استانداردها و هنجارهای گروه می‌توان به بهبود آن کمک کرد. این هنجارها به افراد کمک می‌کنند تا چگونگی تعامل با دیگر اعضا و اجتماع سازمانی را بهتر درک کنند.
تیم‌سازی همچنین ممکن است فعالیت‌ها و تمرینات ساختاریافته را به عنوان رهبری از طرف اعضا شامل شود. همچنین، با تخصیص منابع مالی و تعیین اهداف مناسب، مدیران می‌توانند از منابع خارجی برای تسهیل در فرآیند تیم‌سازی استفاده کنند. تسهیل‌گران حرفه‌ای می‌توانند با تجربه خود به بهبود فرآیند تیم‌سازی شما کمک نمایند.
دوره مدیر منابع انسانی حرفه پلاس
فرآیند تیم سازی
تیم‌سازی یک فرآیند دائمی نیست که یک بار اجرا شده و به اتمام برسد. این فرایند باید به صورت گام به گام اتفاق بیفتد که هدف آن ایجاد تغییرات مطلوب در سازمان خواهد بود. هدف از تشکیل تیم، انجام یک پروژه یا کار خاص است. تیم‌سازی به طور معمول جهت دستیابی به اهداف کوتاه‌مدت استفاده می‌شود. این فرآیند به‌طور مداوم و با توجه به نیازها و تغییرات در سازمان، ادامه پیدا می‌کند تا همیشه از توانمندی و هماهنگی بهینه در کار تیمی بهره‌مند شود. فرایند تیم سازی به شکل زیر است که باید گام به گام به آن توجه داشته باشید:
گام اول : مشخص کردن نیاز؛ چرا به تیم سازی نیاز دارید؟
قبل از اینکه تیم‌سازی را شروع کنید ابتدا باید نیازها مشخص شود. تیم‌سازی برای چه کاری باید انجام شود؟ برای انجام کار خاص به چه مهارت‌هایی در تیم نیاز دارید؟ قبل از تشکیل تیم، مدیر باید تمامی این نکات را در نظر بگیرد تا افراد با مهارت‌های مشخص را در دل یک تیم جای دهد.
مشخص کردن اهداف و ویژن‌ها و مهارت‌ها مورد نیاز
برای رسیدن به چه هدف سازمانی باید تیم تشکیل داد؟ در گام بعدی از تیم سازی باید اهداف سازمانی و مهارت‌های مورد نیاز برای دستیابی به آن هدف کاملا مشخص باشد. در این حالت می‌توانید به دستاوردهای درستی دست پیدا کنید.
مشخص کردن نقش‌ها در تیم
مدیر، به جوانب گوناگونی از یک تیم می‌پردازد؛ به عبارت دیگر، تعاملات بین افراد، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، نقاط قوت و ضعف و ترکیب و تناسب احتمالی اعضای تیم را در نظر می‌گیرد. این شامل درک و مدیریت تعاملات بین اعضا، تعیین نقش و مسئولیت‌های مختلف، ارزیابی نقاط قوت و ضعف فردی و انتخاب یک ترکیب موثر از اعضا به منظور ساخت یک تیم هماهنگ و کارآمد است. این نگرش جامع به مدیریت تیم به بهترین نحو ممکن از توانمندی‌ها و توانایی‌های هر فرد در چارچوب هماهنگ و هدفمندی یک گروه بهره می‌برد.
تعیین استراتژی تیم سازی
در حال حاضر، مدیر نیاز دارد تا چارچوب عملیاتی را به دقت درک کند تا از یک فرآیند تیم‌سازی مؤثر اطمینان حاصل کند. او باید اطلاعات جامعی از اهداف، نقش‌ها، مسئولیت‌ها، مدت زمان مورد نیاز، منابع در دسترس، آموزش، جریان اطلاعات، بازخورد و ایجاد اعتماد در تیم داشته باشد. این آگاهی نقش بسزایی در تدوین و اجرای یک فرآیند تیم‌سازی با کیفیت و مؤثر دارد. از این رو، تضمین که همه عناصر این چارچوب به بهترین نحو با یکدیگر هماهنگ شده و ارتباطات و همکاری در تیم به بهترین حالت ممکن اداره شوند از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
تیم را از افراد مورد نیاز تشکیل دهید!
در این مرحله حال نوبت این است که از افراد مورد نیاز یک تیم تشکیل دهید و هر عضو را با نقش‌ها و مسئولیت‌هایش آشنا کنید تا کارها و فرآیند را به درستی درک و انجام دهد.
تنظیم و ابلاغ قوانین تیم
باید برای تیم خود یک سری قوانین را تعیین و تنظیم کنید. قوانین مربوط به گزارش‌ها، برنامه‌های مرتبط با جلسات و... را باید تنظیم و آن را به افراد تیم ابلاغ کنید. افراد عضو در تیم باید همه به این قوانین پایبند باشند. در این حالت ارتباط بین اعضا سالم‌تر و بهتر شکل خواهد گرفت.
بررسی نقاط قوت
برای برجسته کردن نقاط قوت افراد در تیم از تمرینات تیم‌سازی مختلف استفاده می‌شود. این تمرینات نه تنها به نمایش قرار دادن نقاط قوت افراد کمک می‌کنند بلکه به تقویت افکار گروهی و افزایش هماهنگی نیز کمک می‌کنند. همچنین، این تمرینات به افراد این امکان را می‌دهند تا با نقاط قوت و ضعف یکدیگر آشنا شوند و از این طریق ارتباط و همکاری بهتری برقرار کنند.
از طریق تمرینات تیم‌سازی، افراد قادر به درک بهتری از توانمندی‌های همدیگر می‌شوند و این در جهت بهبود ارتباطات و کارکرد گروهی تاثیرگذار است. به علاوه، این تمرینات می‌توانند باعث افزایش اعتماد به نفس افراد و افزایش میزان تعهد به کار گروهی شود.
باید مدیر بخشی از تیم باشد!
در این مرحله، مدیر باید به عنوان یک عضو فعال و نه به عنوان یک رئیس فقط، با تیم درگیر شود. درک اهمیت هر فرد در تیم و اتخاذ رفتار یکسان در برخورد با اعضا از اهمیت بالایی برخوردار است. این نیازمندی به معنای تبدیل شدن به یک همکار مؤثر و همچنین به عنوان یک رهبر تیم، مربی و الگوی مثبت شناخته شدن توسط اعضا است. در این حالت اعضای تیم مدیر را به عنوان یک رهبر و لیدر می‌شناسند که برایشان خوب است و به آنها در مسیر کمک می‌کند.
نظارت بر عملکرد تیم
مرحله بعدی ارزیابی بهره‌وری و عملکرد تیم به صورت جامع است که شامل شناسایی نقاط ضعف و تحلیل دلایل آنها می‌شود. این فرآیند بسیار حیاتی است و بهبود عملکرد و بهره‌وری تیم در طولانی مدت نیازمند شناخت دقیق این نقاط است. این مرحله به مدیر این امکان را می‌دهد تا با ارائه تغییرات و بهبودهای لازم، تیم را در مسیر بهینه‌سازی کارایی و افزایش بهره‌وری قرار دهد.
برنامه‌ریزی دقیق و اصولی جلسات
یکی از مراحل حیاتی این فرآیند، برگزاری جلسات هدفمند به فواصل منظم است که در آنها عملکرد تیم، مشکلات مرتبط با وظایف و برنامه‌های آینده مورد بحث قرار می‌گیرد. این جلسات فرصت مناسبی فراهم می‌کنند تا اعضا با یکدیگر در مورد عملکرد گذشته و چگونگی بهبود آن به صحبت بپردازند. مسائل موجود را تجزیه و تحلیل کنند و تصمیماتی برای آینده اتخاذ کنند. این جلسات به تیم این امکان را می‌دهند که به صورت مستمر بهبودات و تنظیمات لازم را اعمال کرده و در مسیر تحقق اهداف خود حرکت کنند.
گام آخر : انحلال تیم
در پایان، مدیر نیاز دارد نتایج را ارزیابی کرده و به اعضای تیم به عنوان پاداش‌ها و تشویقات مناسب پرداخت کند. با تحقق اهدافی که برای تیم تدوین شده بود، نهایتاً مرحله پایانی فرآیند تیم‌سازی فرا می‌رسد و تیم می‌تواند با احراز موفقیت مورد انتظار منحل شود. این مرحله نهایی، به تیم فرصت می‌دهد تا از پیشرفت و دستاوردهای خود استفاده کند و همچنین برای اعضا، احساس موفقیت و ارزشمندی را به ارمغان آورد.
معایب تیم سازی
تیم‌سازی کاری چالش‌برانگیز است و به راه‌اندازی و مدیریت یک تیم با عملکرد بالا نیازمند تلاش و مهارت‌های متعدد می‌شود. یک تیم با عملکرد برتر قادر است اهداف سازمان را بهبود بخشد و انجام وظایف را با کیفیت بالا انجام دهد. به همین تناسب، یک تیم ناکارآمد می‌تواند به اتلاف وقت و منابع منجر شود و تأثیر منفی بر عملکرد کل سازمان بگذارد. بنابراین، توجه به توسعه مهارت‌های تیمی، حل مسائل و ارتقاء هماهنگی درون تیم امری اساسی است تا از کارآیی و بهره‌وری تیم به حداکثر برسیم و اهداف سازمانی را به بهترین شکل ممکن دنبال کنیم. برخی از معایب تیم سازی نادرست به شرح زیر است:
- ایجاد تعارض
- اعضای تیم غیرمولد
- عدم همکاری اعضای مناسب
- مشکلات و چالش‌های ارزیابی عملکرد فردی
- مسئولیت‌پذیری و تهدید اعتبار سازمان یا شرکت
سخن پایانی
همانطور که در این مقاله مطالعه کردید، تیم سازی اصولی و درست می‌تواند در آخر منجر به انجام یک پروژه موفق و سودآور شود. اما این در حالیست که تیم سازی غیراصولی و نادرست سبب مشکلات بسیار زیادی می‌شود که برخی از آنها را در این مقاله بیان کردیم. به همین منظور شرکت در دوره‌های تیم سازی برای مدیران به ویژه مدیران منابع انسانی امری حیاتی و مهم است.