سر فصل های نوشتار
حرف اول در این آموزش
در مدیریت زمانبندی بر اساس استاندارد PMBOK،برای تهیه برنامه زمانبندی در ابتدا باید روش اجرایی برنامه را نوشت. فکر ذهنی داشته باشیم قبل از این که کار را شروع کنیم (Plan Schedule Management) و بعد از آن فعالیت هایمان را تعریف کرده و بین آن ها ارتباط برقرار نماییم (Sequence Activities). حال باید زمان فرایند را تخمین زده و بعد از این مراحل آنها را با روشی تحت عنوان مسیر بحرانی است بصورت زمانبندی در آوریم. نمودارهای میله ای را رسم کرده و زمان را آپدیت نماییم (بهنگام سازی، کنترل و ...).
در ارتباط با مدیریت زمانبندی موسسه مدیریت پروژه آمریکا PMI مدرک مهمی را به نام PMI-SP (Scheduling Professional Certification) تدوین کرده است که اگر کسی موفق به اخذ این مدرک شود در همه جای دنیا می تواند به عنوان یک حرفه ای مدیریت زمان بندی در پروژه ها کار کند.
در زمانبندی پروژه سه خروجی وجود دارد:
• نمودار گانت یا گانت چارت
• مایل استون چارت (نقاط مهم و بحرانی پروژه را نشان می دهد و برای پیگیری یک پروژه بسیار مهم است)
• شبکه پروژه
- جنبه فرهنگی
این چالش در ارتباط با فرهنگ زمان بندی است که نباید به راحتی زمانبندی را نقض کرد و زیر پا گذاشت
- زمانبندی بالا به پایین
معمولا بیشتر افراد به تخمین زمان انجام کار به صورت ذهنی می پردازتد. اگر چه این موضوع بد نیست و استفاده از تجربه یا دانش خبرگان است ولی بیش تر مواقع غلط در می آید. تجربه های زیادی از این زمان بندی ها وجود دارد که بسیار نامعقول از آب درآمده است. ابتدا زمان کلی حدث زده می شود و بعد محاسبات می شود و اگر هم کسی محاسبات انجام بدهد و بر اساس شبکه زمانبندی پروژه ای یا بر اساس روش CPM به یک زمان معقول و درستی برسد دوباره یک زمان دیگری ثبت می شود و این یک معضل است. اگر چه در بعضی جاها این به عنوان یک روش تلقی می شود ولی معقول و درست این است که ابتدا زمانبدی فعالیت ها را دربیاوریم و بر اساس روش مشخص آن را با یک تقریب کمی با یک جابجایی کمی به عنوان زمانبندی پروژه اعلام کنیم.
- اتفاقات ناگوار
اتفاقات ناگوار باعث می شوند زمان پروژه ها معمولا افزایش پیدا کند و وقتی این اتفاق می افتد برنامه زمانبندی کارکردش را از دست می دهد، برنامه زمانبندی به حاشیه رانده می شود و هر کسی کار خودش را می کند.
- زمان بندی پروژه ها
معمولا درخواست ثبت کمتر زمانبندی پروژه تحت تاثیر فرمان مافوق پذیرفته می شود که منجر به به تولید برنامه غیرمعقول می شود. در این شرایط اعتقاد برنامه ریز به برنامه زمانبندی از دست می رود و آن برنامه زمانبدی تبدیل به یک آیتم فانتزی که در جلسات تنها تصویری از آن به نمایش گذاشته شده، می شود.
- کمبود متخصص حرفه ای برنامه ریزی
در پروژه های مهم و مگاپروژه ها باید یک Planer حرفه ای مشغول به کار شود. در پروژه های کوچک به علت اینکه بودجه مالی کم است سعی می کنند حداقل هزینه را برای برنامه ریزی و زمانبندی را در نظر بگیرند و به شدت زمانبندی در این جور پروژه ها فدا می شود.
- تولید زمان بندی های نمونه ای
در هر صنعت تلاش گردد زمان بندی های نمونه ای تولید شود که Planer برای شروع کار از آن استفاده کنند. بنابراین رسالت ما این خواهد بود که در هر بخشی و هر صنعتی زمان بندی نمونه که اصل کار، شناخت فعالیت ها و روابط بین آنها است، یک نمونه را به عنوان نمونه بهتر آماده کرده و کسانی که برای نوشتن برنامه زمان بندی به یک صنعتی ورود می کنند از آن بهره مند شوند.
- مگاپروژه
معمولا در ایران بالای 100 میلیون دلار است در اروپا بالای 300 هزار دلار مگاپروژه محسوب می گردد. زمان بندی این پروژه ها بسیار وسیع است و می توانید سیصد هزار فعالیت در یک برنامه زمان بندی داشته باشید. قاعدتا پیمان کاران مختلفی درگیر هستند که آن را تهیه کنند. این میان مساله یک پارچگی بین بخش های مختلف پیش می آید.
- Wait Factor
یک زمان بندی کامل، زمان بندی است که در آن Wait Factor، هزینه ها و منابع وارد شده باشد. حالا منابع به آن صورتی که فکر می کنیم میسر نباشد ولی باید محاسبات مالی را انجام دهیم و در برنامه اعمال کنیم. محاسبات مالی و بودجه ها اگر در برنامه زمان بندی وارد شود می توانیم به اوزان ریالی یا مالی دست پیدا کنیم و از روی آن حداقل نمودار Sمالی را بدست بیارویم، جریان نقدینگی را بدست بیاریم و اگر هم بخواهیم آن ها را می توانیم تبدیل به Wait Factor مالی بکنیم و نمودار S و هزینه مالی را بدست بیارویم. اگر هم بخواهیم می توانیم Wait Factor کارشناسی یا فیزیکی را وارد کنیم یا منابع را وارد کنیم و از روی آن نمودار S را بدست آوریم. معمولا این اتفاقات نمی افتد و در پروژه ها به همان نمودار گانت و زمانبندی اکتفا می شود. برنامه زمانبندی که فقط زمان در آن باشد معمولا کم ترین کارکرد را پیدا می کند.
- نگهداری و حفظ برنامه به صورت درست و موثر
این موضوع بسیار مهم تر از ایجاد برنامه است. خیلی از پلنرها این ضعف را دارند پلنر خوب هستند ولی کنترلر خوبی نسیتند، مانیتورینگ و آپدیتینگ را درست انجام نمی دهند. پس نگهداری و حفظ برنامه و اعمال تغییرات به صورت هفتگی یا ماهانه در برنامه به صورتی که بتوانیم زنده نگهداریم و با واقعیات موجود تطبیقش بدهیم بسیار سخت است که معمولا Planer در این مورد نمی توانند این را پوشش دهند و بعد از مدتی که از زمان بندی اولیه می گذرد Planer ابراز می کنند که برنامه به درد نخور شده و نمی شود از آن استفاده کرد.
حرف آخر در این آموزش
توانایی شما در مدیریت کردن زمان در کنار بسیاری از عوامل دیگر به شما به عنوان مدیر کمک می‌کند تا موفقیت یا شکست خود را رقم بزنید. زمان، یک منبع لازم و ضروری برای دست یافتن به هدف است.
بیشتر بخوانید:مدیریت ریسک