سر فصل های نوشتار
حرف اول در این آموزش
در شهرها و مکان هایی که سازمان ثبت اسناد و املاک تشخیص دهد، واحدهایی تحت عنوان دفاتر اسناد رسمی تشکیل می شود. این دفاتر زیر مجموعه قوه قضاییه هستند و هر کدام متشکل از یک سردفتر، یک دفتریار اول، و به تعداد نیاز کارمند است.
سردفتر به عنوان عالی‌ترین مقام دفترخانه اسناد رسمی وظیفه دارد که:
1. تنظیم اسناد رسمی
2. صدور گواهی امضاء
3. نگهداری و امانتداری اسناد و مدارک تحویلی از طرف مردم
4. دادن رونوشت به اسنادی که قبلا در همان دفترخانه تنظیم شده است.
متداول‌ترین کاری در دفترخانه گواهی امضا و تنظیم اسناد رسمی است. یکی از مهم‌ترین وظائفی که سردفتر اسناد رسمی به عهده دارد تنظیم اسناد رسمی در دفترخانه است.
الف) سند رسمی: منظور آن اسنادی است که در چارچوب قوانین و مقررات نزد ماموران رسمی و صلاحیت‌دار مثل سردفتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود و قانون اعتبار آنها را به رسمیت شناخته و نیاز به تایید و تصدیق مراجع صالحه قضایی نیست.
ب) سند عادی: آن نوشته‌ها و آن توافقاتی است که اشخاص عادی در چارچوب روابطی که بین خودشان تنظیم می‌کنند یا نزد یک سری افراد یک سری معاملات روابطی را تعریف می‌کنند و این اسناد قابل اعتبار نیست مگر اینکه محاکم و مراجع قضائی این اسناد را تایید کند.
حدود یک سوم از اسناد رسمی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود سند وکالت است. سند وکالت احتمالا به صورت وکالت فروش، وکالت کاری یا به صورت وکالت جامع تنظیم شود.
• در وکالت فروش موکل یعنی آن شخصی که وکالت می‌دهد به وکیل یعنی آن شخصی که این وکالت را گرفته این اجازه را می‌دهد که به هر مبلغ و هر شرطی مال اعم از منقول یا غیرمنقول را به هر شخصی که صلاح می‌داند یا موکل اعلام کرده واگذار کند. اگر در طول سال‌ها معاملاتی را با افراد انجام می‌دهید به دلایلی که مثلا در آن زمان که دارید معامله انجام می‌دهید اسناد و مدارک آماده نبود احتمالا به صورت وکالتی مالی را می‌خریدید حتما تاکید می شود که در اولین فرصت سند وکالت را تبدیل به سند بیع قطعی کنید چون اگر برای موکل شما مشکلی پیش بیاد آن موقع این سند وکالت هیچ ارزشی ندارد.
• سند وکالت کاری و اداری موکل فقط حق انجام کارهای اداری و قانونی را به وکیل واگذار می‌کند بنابراین وکیل در وکالت اداری نمی‌تواند مال را بفروشد، نمی‌تواند مال را اجاره بدهد یا مثلا مال را در رهن شخص دیگری مثل بانک قرار بدهد.
• وکالت بلاعزل اگر در دفتر اسناد رسمی به شخصی وکالتی دادید که این وکالت بلاعزل باشد دیگر حق عزل آن را ندارید و معمولا هم وکیلی که از حق وکالت بلاعزل استفاده می‌کند می‌تواند هر گونه دخل و تصرفی را در اموال شما داشته باشد و حتی اگر به دادگاه هم شکایت کنید معمولا نسبت به این شکایت و این ادعای شما ترتیب اثر داده نمی‌شود.
• وکالت جامع و کامل در واقع موکل اختیار هم فروش، هم اختیار انجام امور اداری را توأمان به وکیل اعطا می‌کند. این وکالت‌ها مواردی استفاده می‌شود که مثلا شخصی یا پدر خانواده یا بزرگتر خانواده یا شوهر یا همسر از روی آن اعتمادی که دارد به وکیلش وکالت می‌دهد که در کلیه‌ی امور فروش، اجاره، رهن، صلح، واگذاری حقوق یا کلیه امور اداری در خصوص مراجعه به سازمان‌ها، ادارات، شهرداری‌ها، دستگاه‌های دولتی غیر دولتی، بانک‌ها، سازمان‌های مختلف ادارات مختلف مراجعه می‌کند و به وکالت از طرف موکل این کارها را انجام می‌دهد.
بیشتر بخوانید: داوری (بهترین روش حل و فصل دعاوی)
1. سند بیع قطعی
سند بیع قطعی در واقع همان خرید و فروش است و می‌تواند راجع به مال غیرمنقول یا منقول باشد. در خصوص مال منقول هیچ الزامی ندارید که معاملات منقول خودتان را در دفترخانه اسناد رسمی تنظیم کنید. در اموال منقول اصل بر تصرف است. استثناً قانونگذار در خصوص وسایل نقلیه‌ی موتوری گفته است که حتما باید این اموال در دفترخانه اسناد رسمی تنظیم شود.
2. سند صلح
معمولا در خصوص اعیان یعنی آن چیزهایی که لمس می‌شود از سند بیع استفاده می‌شود و در خصوص حقوق از سند صلح استفاده می‌شود. بنابراین نسبت به اعیان (هر چیزی که قابل لمس است، یک جسم است و می‌توانید آن را لمس کنید مثل خانه، اتومبیل و ... ) سند بیع قطعی تنظیم می‌کنند. اما در خصوص یک سری حقوق و امتیازات از سند صلح استفاده می‌شود. کسی که دارد حقی را واگذار می‌کند مصالح یعنی صلح کننده می نامند و آن شخصی که دارد آن حق یا آن امتیاز به او واگذار می‌شود را متصالح می نامند.
3. صلح عمرا
معمولا افراد در زمان حیات می‌خواهند یک سری اموال را به آن کسانی که دوست‌شان دارند یا برایشان مهم‌اند واگذار کنند. از یک طرف هم خودشان در قید حیات هستند و می‌خواهند حق دخل و تصرف در مال را هم داشته باشند.
4. سند وصیت
وصیت در دفاتر اسناد رسمی به دو صورت تنظیم می‌شود:
الف) وصیت تکمیلی: شخصی وصیت می‌کند که پس از فوتش فلان اتومبیل یا فلان منزل و... به فلان شخص واگدار نمایند (به کسی که وصیت می‌کند موصی، کسی که وصیت به نفعش است موصاله و آن چیزی که نسبت به آن وصیت شده موصابه می‌گویند). وصیت تملیکی پس از فوت محقق می‌شود و هر کس فقط می‌توان نسبت به یک سوم اموالش اقدام به وصیت کند چون زاید بر یک سوم اموال نیاز به تنفیذ سایر وراث دارد.
ب) وصیت عهدی: در وصیت عهدی اعلام می‌کنید که شخصی به عنوان وصی این وظیفه را داشته باشد که یک سری کارها را انجام بدهد مثلا پس از فوت کجا شخص را دفن کنند یا مسجد و مدرسه پس از فوت بسازد و ... .
5. اسناد عادی
اسنادی که نزد مشاورین املاک تنظیم می‌شوند اسناد عادی هستند. بنابراین حتما باید پس از تنظیم این سند در نزد مشاور املاک در آن مهلتی که اعلام شده فروشنده و خریدار باید به دفترخانه اسناد رسمی مراجعه و نسبت به انتقال رسمی‌اش اقدام کنند.
6. سند رهنی
معمولا این سند رهنی را زمانی استفاده می‌کنید که می خواهید از یک بانک یا یک مرجعی یک اعتباری را بگیرید در این صورت باید یک مال منقول یا غیرمنقولی را به آن شخصی که از او اعتبار گرفتید در رهن طرف مقابل قرار بدهید. کسی که مال را به رهن می‌گذارد، راهن یا رهن‌دهنده می نامند و کسی که طلب‌کار است و به رهن می‌گیرد را مرتهن می نامند.
حرف آخر در این آموزش
در مواردی که اشخاص می خواهند وام دریافت کنند یا تعهدی برای انجام کاری بدهند، نیاز به گواهی امضاء است (زیرا شخصی که تعهد دهنده است منکر تعهد داده شده خود نشود) که این امر در دفترخانه ها صورت می گیرد.
پادکست: دعاوی تجاری