موضوع مقاله آموزش در سایت حرفه پلاس : مدیریت IT در بازآفرینی کسب و کارها
مدرس آموزش
جناب آقای استاد مهدی زعفرانی
سرفصل های نوشتار
مدیران در مواجه با واحد IT یا با پیمانکاران چگونه می توانند قضیه را مدیریت کنند؟
اسناد
ریسک
دیاگرام
راه حل ها و استراتژی های کاهش هزینه ها
ISMS
حرف اول در این آموزش
مخاطبان این نوشتار مدیرانی هستند که یا می خواهند کاری را در حوزه IT ، OUT SOURCE کنند و یا قصد دارند در سازمان خود با واحدIT تعامل کنند، اما با چالش رو به رو هستند.
مدیران در مواجه با واحد IT یا با پیمانکاران چگونه می توانند قضیه را مدیریت کنند؟
زبان واحد بین مدیران عامل و مدیران IT ، زبان مالی است. یعنی زمانی که مدیر IT ، پروژه ای را مطرح می کند ازدید خودش به آن نگاه می کند و تشخیص می دهد که انجام این پروژه ممکن است باعث تسریع فرآیندها و سبب دقت بالاتر و راحتی در کار شود.
و منافع مالی که از آن پروژه عاید سازمان می شود را مدنظر قرار ندهد و به همین دلیل نتواند آن بیزینس کیس را به سازمان ارائه دهد. از طرفی مدیر عامل باید مد نظر داشته باشد که در زمینه برند و محصول و یا سودآوری و کاهش هزینه ها ، با انجام این پروژه چه چیزی عایدش می شود.
مشکلاتی که مدیران در زمینه IT با آن مواجه می شوند
اگر سفارش مشتری وجود داشته باشد، توصیف آن توسط مشاور به مدیر عامل به یک صورت انجام می شود، طراحی به گونه ای دیگر طراحی می شود، برنامه ریز آن را به شکل دیگری پیاده سازی می کند. حال برای رسیدن به یک درک مشترک بین همه واحدها، به پیاده سازی یک سری متدها نیاز داریم.
اسناد
متدهایی که وجود دارند، متدهای استانداردی هستند که در آن ها به اینکه چه اسنادی بین مدیران عامل و مدیران IT رد و بدل می شود، می پردازند. از جمله ی این متدها، متدی است به نام RUP ، در این متد اسنادی مثل سند ویژن، سند STP ، سند یوزکیس ، سند کلاس ، سند سیکوئنس و سند اکتیویتی تولید می شود که در این مجموعه اسناد تلاش می کنیم تا آنچه که مشتری می خواهد و آنچه که مدیر می خواهد به عنوان سفارش دهنده ی محصول بهم نزدیک کنیم.
در سند ویژن، می پردازیم به اینکه سیستم ما چه قابلیت هایی می خواهد داشته باشد. چه منوهایی دارد، چه گزارشاتی را می خواهیم از سیستم استخراج کنیم.
سند STP ، بطور مشخص می پردازد به اینکه پروژه ای که شما می خواهید اجرا کنید در چه قالب زمانی انجام می شود. در این سند حصول اطمینان پیدا می کنیم که انچه که مشتری سفارش داده در آن تایم مورد نظر بدستش می رسد و این مبنایی می شود برای محاسبه هزینه ی تمام شده ی آن پروژه و بحث چانه زنی برای قیمت تمام شده ی آن.
سند بیزینس کیس، ما می خواهیم بگوییم که آیا انجام این پروژه بازگشت سرمایه مورد نظر را انجام می دهد یا نه و بازگشت سرمایه ی آن به چه شکلی خواهد بود. مدیران IT باید مهارت های آماده کردن این اسناد را داشته باشند. شما تا زمانی که نتوانید طرحتان را توجیه کنید و سود آوری آن را تضمین کنید، کسی روی آن سرمایه گذاری نخواهد کرد.
مثالهایی که می توان سرمایه گذاری در بخش IT را توجیه کرد: کم کردن حجم انبار، کم کردن خواب سرمایه در انبار، کم کردن نیروی انسانی، کاهش خطاها و به تبع آن کاهش هزینه های انسانی.
ریسک
سند ریسک، به ریسک هایی که در پروژه اتفاق می افتد می پردازد. در ریسک هایی از جنس IT که ممکن است از دست دادن شبکه و یا همکاری نکردن کاربران را داشته باشید.
برای اینکه شما یک پروژه ی IT را RUN (اجرا) کنید با چالش های زیادی روبرو هستید. هر پروژه ای که RUN می شود تغییری را در مجموعه تحت مدیریت شما بوجود می آورد. تغییر در این مجموعه با مقاومت هایی از جنس های متفاوتی مواجه می-شود.
احتمال ریسک و اندازه ی ریسک که بر اساس آنها درجه ریسک محاسبه می شود باید سنجیده شود و ما باید برای هر کدام از این ریسک ها یک برنامه و استراتژی پاسخ داشته باشیم. استراتژی پاسخ ما ممکن است از جنس به اشتراک گذاشتن ریسک یا از جنس اجتناب از ریسک و یا کاهش و پذیرش ریسک باشد که بر این اساس ما اقدامات لازم برای پاسخ گویی به ریسک را انجام می دهیم.
دیاگرام
مثل دیاگرام کلاس، یوزکیس، اکتیویتی ، سیکوئنس و.. که بعدها برای شما نگهداری سیستم را راحتتر می کنند و هزینه نگهداری را پایین می آورند. زمان هایی وجود دارد که افراد در IT یا علم این کار را ندارند یا برای اینکه سیستم را وابسته به خودشان نگه دارند هیچ سندی تولید نمی کنند. وجود این اسناد باعث می شود که انتقال دانش به همکاران IT و به سایر پیمانکاران آسانتر شود و نگهداری سیستم ساده تر شود.
در برخی سازمان ها، هزینه ها در بخش IT به شدت زیاد است و مدیران به چند دلیل این هزینه ها را می پذیرند مثلاً نداشتن دانش مدیریتIT .
راه حل ها و استراتژی های کاهش هزینه ها
1. عارضه یابی انجام شود.
2. بکار گرفتن تعدادی نیرو و آموزش برای انتقال دانش از پیمانکار به نیروهای داخلی
ISMS
به عنوان مدیریت امنیت اطلاعات مطرح می شود. ایزو 27001 که شامل ISMS می شود به این می پردازد که اگر شما می-خواهید اطلاعات سازمانتان امنیت داشته باشد، شما می توانید از بازرسین خارجی دعوت کنید تا سازمان شما را بازرسی کنند و شما را در فرآیند استاندارد قرار دهد. در این فرایند شما اطمینان بالایی پیدا می کنید که با کمترین هزینه و بیشترین دقت سازمانتان در حال اداره شدن است.
حرف آخر در این آموزش
استقرار سیستم، کار اصلی یک مدیر نیست و شما برای آن که او و نیروهایش را متقاعد کنید که از سیستم های شما استفاده کنند احتیاج به بحث های انگیزشی دارید.
موضوعات مربوط با موضوع مدیریت IT در بازآفرینی کسب و کارها در سایت حرفه پلاس
آینده کسب و کارها در فضای مجازی
نقشه برداری از استراتژی نوآوری دیجیتال ابزاری برای نوآوری با کیفیت بالاتر
مدیریت IT در بازآفرینی کسب و کارها
کدام کسب و کارها در عصر دیجیتال زنده می مانند؟
سرنوشت برندها در گذرگاهی به نام شبکه های اجتماعی