سر فصل های نوشتار
حرف اول در این آموزش
مصاحبه یکی از اقدامات در حوزه مدیریت منابع انسانی است که دارای کاربردهای زیادی از جمله بحث جذب و استخدام، خروج از خدمت افراد، انتصاب و ارتقاء و یا گردش‌های شغلی، بازخورد عملکرد و ... می باشد. اگر ما به این مهارت ها مسلط شویم، می‌توانیم مصاحبه‌های اثربخشی داشته باشیم.
جذب و استخدام یکی از کلیدی‌ترین فرایندها در مدیریت منابع انسانی است. اگر جذب و استخدام دچار عدم روایی یا اعتبار شود این خلا شاید هیچ گاه توسط آموزش پر نشود. خیلی وقت‌ها مصاحبه‌های استخدامی چنان به بیراهه می‌رود که برای سازمان چاره‌ای جز خروج مجدد افراد جذب شده نمی‌ماند. در این حالت منابع سازمان هدر رفته و باعث یأس و ناامیدی در افراد دیگر می‌شود که نتایج بدی برای سازمان به بار می‌آورد.
دوره آموزش جامع مدیریت منابع انسانی حرفه پلاس
آیا فرد بلوغ شغلی و حرفه‌ای در راستای انجام وظایف و مسئولیت‌هایی که بخاطر آن مصاحبه و استخدام می‌شود را دارد؟ بلوغ شغلی یعنی اینکه فرد دانش، تخصص، مهارت، شایستگی و توانمندی حرفه‌ای انجام وظائف و مسئولیت‌های آن شغل را دارد.
آیا این فردی که با او مصاحبه می‌کنیم بلوغ روانی برای پذیرش این شغل و پست و عضویت در این سازمان را دارد یا خیر؟ بلوغ روانی می‌گوید که فردی که رضایت، انگیزه و اشتیاق برای انجام کارها و وظایف در یک سازمان و تعهد دارد نسبت به انجام وظایف و مسئولیت‌ها این فرد بلوغ روانی دارد.
اصلا سازمان می‌تواند با فرد هماهنگ شود؟
الف) باید دقت داشت که هر مصاحبه یک ارتباط طرفینی است. بنابراین باید مصاحبه را طوری مدیریت کنیم که رابطه خوبی با مصاحبه شونده داشته باشیم. متاسفانه بعضی مصاحبه کننده‌های غیرحرفه‌ای فضای مصاحبه را به سمتی می‌برند که به تعارض‌های رفتاری بین خودشان و مصاحبه شونده تبدیل می‌شود.
ب) گاهی مصاحبه کننده‌ها، مصاحبه یا مصاحبه شونده را دست‌کم می‌گیرند و معمولاً بدون هیچ آگاهی نسبی وارد فضای مصاحبه می‌شوند، این یکی از خطاها و دام‌های مصاحبه اثربخش است. تلاش کنید رزومه‌های افراد را قبل از مصاحبه مطالعه کنید.
پ) دام و آفت مصاحبه اثربخش این است که خیلی از مصاحبه کننده‌های غیرحرفه‌ای مصاحبه را با معرفی سازمان به طرف مقابلشان آغاز می کنند.
ج) مصاحبه کننده‌های غیر حرفه‌ای معمولا در مورد وظایف و مسئولیت‌های آن شغل و پست توضیح می‌دهند.
1. محتوا: آن سوال‌های اثربخشی که ما طرح می‌کنیم و از مخاطب می‌پرسیم. اگر نتوانیم سوال‌های خوب و با کیفیتی را طرح کنیم به جواب‌های با کیفیتی نمی‌رسیم و نمی توانیم نسبت به جذب یا عدم جذب نیروی انسانی تصمیم‌گیری کنیم.
2. ارتباط: برقراری یک رابطه خوب با مصاحبه شونده که مصاحبه شونده احساس راحتی کند. البته بعضی از مصاحبه‌ها، مصاحبه‌های فشار و استرس است که در مورد مشاغل خاص و پر استرس است.
3. کنترل: در مصاحبه باید حواسمان باشد که کنترل مصاحبه از دست ما خارج نشود.
1. یک در برابر یک: یعنی یک طرف مصاحبه کننده است یک طرف مصاحبه شونده است. این مصاحبه یکی از اثربخش‌ترین روش‌های مصاحبه است.
2. تعدادی مصاحبه شونده در برابر یک مصاحبه کننده: این روش ماهیتا غلط است.
3. چند مصاحبه کننده و یک مصاحبه شونده: این مصاحبه برای مشاغل بالای مدیریتی استفاده می شود.
4. چند نفر مصاحبه کننده با چند نفر مصاحبه شونده: در این روش چون تعداد مصاحبه شونده‌ها متعدد است روشی اشتباه است.
دو گونه مصاحبه کلی داریم: یک گونه مصاحبه عمومی یا جنرال که اصطلاحا منابع انسانی نیز به آن گفته می‌شود، مصاحبه دیگر مصاحبه‌ی تخصصی است. بعضی سازمان‌ها اول از همه رزومه‌ها در اختیار مدیر تخصصی قرار می‌گیرد یعنی بعضی از سازمان‌ها اول مصاحبه تخصصی انجام می‌دهند بعد مصاحبه عمومی انجام می‌دهند و فردی که هر دو مرحله را به تایید برسد استخدام می‌شود. بعضی سازمان‌ها این فرایند را برعکس عمل می‌کنند. بهترین روش این است که ابتدا منابع انسانی مصاحبه کند لیستی از افراد پذیرفته شده را به واحد تخصصی بدهد.
موضوع دیگری که در مصاحبه مهم است بحث زمان‌بندی مصاحبه است. هر مصاحبه باید یک برنامه زمانی داشته باشد. زمان را براساس ماهیت مصاحبه و مصاحبه شونده و پست مربوطه به سه بخش تقسیم می کنیم. بخش آغازین تقریباً پنج درصد از زمان مصاحبه را به خود اختصاص می دهد. هشتاد درصد زمان مصاحبه به بخش میانی مصاحبه اختصاص پیدا می‌کند. پانزده درصد زمان باقی‌مانده مربوط بخش پایانی مصاحبه است.
بیشتر بخوانید: مدیریت منابع انسانی سبز مفهوم،ابعاد و مدل ها
روش بیوگرافی: بسیار متداول بوده و روش ساده‌ای برای اجرا است، اما پر مخاطره و پر ریسک است. چند نکته:
حتما زمان برایش تعیین کنید.
از شغل یا پست آخر که در آن مشغول بوده شروع کنید.
باید از قبل رزومه فرد را خوانده باشید.
روش هدفمند یا معیار محور: به جای اینکه بخشی از زمان مصاحبه را به بیوگرافی فرد اختصاص دهیم، رزومه‌اش را با دقت بخوانیم و با سوال‌های دقیق به جلسه مصاحبه برویم.
یکی از تکنیک‌ها در مصاحبه، تکنیک پرسش کردن است که به چند دسته تقسیم می شود:
سوال‌های بسته: سوال‌هایی هستند که جواب آنها یک کلمه است بله یا خیر.
سوال باز: برای عمیق شدن در اطلاعات فرد، آگاهی‌های فرد و رفتارهای شغلی که فرد داشته است.
سوال تحقیقی و تفحصی: برای اطلاع از غنای فرد و عمق تسلط و تجربه فرد از این سوال‌ها استفاده می‌کنیم.
سوال غیرمفید: اصلا نباید آنها را انجام داد، اینها پرسش‌های چندتایی هستند.
سوال راهنمایی کننده: این پرسش ها هم جزء پرسش‌های غلط در مصاحبه است که جواب پرسش داخل سوال است.
تکنیک بعدی در مصاحبه‌های استخدامی تکنیک Star است. تکنیک استار می‌گوید که مصاحبه می‌تواند چندین موقعیت داشته باشد (Stuation). قسمت دومTask است که فرد راجع به اقدامات و تصمیماتش در موقعیت های مختلف توضیح می دهد. مرحله سوم (Action) است که از فرد سوال می‌کنیم در آن taskهایی که عنوان شد نقش شما چی بوده و چیکار می‌کردید؟ مرحله آخر (Result) است که از او راجع به نتیجه کارها سوال می‌کنیم.
قسمت پایانی مصاحبه همان 15 درصد آخر مصاحبه است. از فرد می‌خواهیم که سوالاتش را بپرسد. کیفیت سوالات مصاحبه شونده شما را کمک می‌کند که با فرد بیشتر آشنا شوید و کیفیت ذهنی فرد دست شما می‌آید. در قسمت پایانی مصاحبه چشم انداز واقعی از شغل بدهید تا شخص بتواند تصمیم درستی اتخاذ کند.
حرف آخر در این آموزش
پس از مصاحبه باید در مورد دو موضوع از مصاحبه جمع بندی داشته باشید: بلوغ شغلی فرد، اگر فردی حداقل شرایط را ندارد استخدام نکنید و انگیزه، اگر فرد انگیزه بسیار بالایی دارد را مدنظر قرار دهید.
بیشتر بخوانید: نقش کانون های ارزیابی و توسعه در ارزیابی شایستگی های رفتاری کارکنان